Die aktuelle Situation ließ mich eine Textskizze aus 2013 wiederentdecken, die ich hier bearbeitet vorstelle. Vielleicht eröffnet sie gerade jetzt eine nützliche Sichtweise, um festzustellen, in welchem Modus man arbeitet und arbeiten muss; vielleicht erleichtert es die Art des Zusammentreffens zu finden.
Es gibt einige Berufe, die legen großen Wert darauf festzustellen, dass sie im Team arbeiten. Aber ist das wirklich immer teamarbeiten, dass da stattfindet?
Was ist Teamarbeit? Ist es das gemeinsame Arbeiten an einer Sache oder ist es das Besprechen eines Ergebnisses. In meiner Praxis trenne ich zwei Arten von »Arbeiten im Team«: (a) Teambesprechung und (b) Teamarbeit. Denn das, was manche als Teamarbeit bezeichnen ist häufig gar nicht gemeinsames Arbeiten, sondern gemeinsames Entscheiden, ein »teamentscheiden«. Diese Unterscheidung zu treffen und zu wissen, wann welche Art der Teamarbeit vorliegt, ist von großem Wert für effiziente Besprechungen.
Im Alltag wird man häufig getäuscht. Man wähnt sich in Teamarbeit, dabei bespricht man bloß die geleistete Arbeit und entscheidet gemeinsam, was denn das Richtige sei, das als nächstes zu tun wäre oder wie man es am besten tun sollte. Diese Entscheidungen, die zunächst intensiv diskutiert und oft gar nicht explizit getroffen werden, erscheinen einem in vielen Fällen als teamarbeiten. Ich nenne es lieber teamentscheiden. Bei Teamarbeit wird gemeinsam gemacht, da werden keine Arbeitspakete geschnürt und verteilt, sondern eine zeichnet was auf, der andere daran weiter, eine dritte ergänzt und ein vierter kombiniert es mit einer vorher angedachten Lösung.
Im Falle des Designens wird gemeinsam (!) gezeichnet, gebastelt, ausprobiert und verworfen im Zuge eines intensiven Gedankeaustausches. Am Am Beginn so einer Team-arbeits-sitzung weiß man noch gar nicht was am Ende vorliegen wird. Man hat eine grobe Idee, was es sein sollte, aber man weiß zunächst nicht, wie man vorgehen will; man orientiert sich kurz, die Teilnehmer synchronisieren sich und dann legen sie los. So wie bei jeder anderen Arbeit auch, die man neu beginnt, aber eben nicht alleine, sondern zu zweit oder mehr.
Ein Designjam zeigt das anschaulich, läßt es einem erleben: man arbeitet gemeinsam, der Dialog generiert quasi aus dem Nichts eine Idee und dann etwas Konkretes, man zeichnet gemeinsam am Papier, erstellt einen Prototypen, probiert ihn aus. Man synthetisiert, man weiß in diesen Momenten nicht, was herauskommen soll und kann, man tut einfach. Es ist geplanter oder absichtsvoller Zufall (wie das Quentin Blake bei seinen Zeichnungen immer augenzwinkernd erwähnt, »the accident factor1«).
Es ist wichtig, sich diese beiden Charaktäre von Zusammenkünften bewußt zu machen und sie zu unterscheiden. »Im Team besprechen« wird häufig als »Teamarbeit« missinterpretiert und (in der Folge) »im Team arbeiten« als ineffizient fehlgedeutet.
Ist man sich aber der Unterschiede bewußt, dann kann man klare Vorgaben machen, kann den Sitzungsumfang spezifischer festlegen und weiß auch was am Ende vorliegen soll und kann. Diese Vorüberlegungen gibt man vor Sitzungsbeginn (oder bei Einladung) bekannt und erhält so effizientere Besprechungen. Auch der Zeitbedarf lässt sich mit dieser Unterscheidung besser erkennen und festlegen. Zum Ablauf weiter unten mehr.
Die Unterscheidung ist auch deshalb wichtig, weil es die Aufgabe des Wissensarbeiter ist, zu wissen welcher Typ er ist. Es führt zu Irritationen und falschen Erwartungen, wenn sich jemand als Teamarbeiter bezeichnet und in Wahrheit ein Einzelarbeiter ist, der sich bloß mit anderen abstimmen möchte.
Und schließlich ist es wichtig zu verstehen, dass in Wirklichkeit beim Teamentscheiden Managementarbeit geleistet wird – auch wenn die Entscheidung am Ende nicht von einem Einzelnen, sondern von der Gruppe getroffen wird –, während beim Teamarbeiten operativ erschaffen wird.
Worin liegt nun der Unterschied und was sind die konkreten Eigenschaften dieser beiden Team-Arbeitsformen?
Ein klares Merkmal für teambesprechen statt teamarbeiten ist, wenn jemand, der eine Idee vorbringt, zunächst gestoppt und mit dem Hinweis abgewiesen wird, er möge diese Idee konkreter ausformulieren, gar ausarbeiten und dann (bei der nächsten Teamsitzung) zur Diskussion stellen.
Ganz klar ist hier der Auftrag an den Einzelnen zu erkennen, diese Idee in Einzelarbeit zu entwickeln. Es ist eine legitime Vorgangsweise, aber definitiv keine Teamarbeit, denn das Team wird diese Idee nicht mitentwickeln, sondern in der Teamsitzung bewerten. Freilich kann dann diese Idee andere Ideen bewirken, doch dazu muss sie vom Ideenvortragende zunächst alleine für sich zur Reife gebracht worden sein. Der Einzelne muss sich dazu umfassend in die Thematik einarbeiten. Das ist oft nicht sinnvoll, keine effiziente Zeitnutzung, könnte doch in einer Team-arbeits-sitzung mit dem Wissen der Anderen diese Idee entwickelt werden, also in deutlich kürzerer Zeit.
Das Teambesprechen dient dazu vorliegende Tatsachen zu bewerten, sich darüber zu informieren oder sich abzustimmen. Es gilt herauszufinden, was das zu tun Richtige ist, es geht um Effektivität.
Die einzelnen Teammitglieder erarbeiten aufbauend auf einer gemeinsamen Informationsbasis Lösungsvorschläge aus. Sie »diskutieren« in Einzelarbeit mit sich selbst die Aspekte der Problemstellung und finden Lösungsansätze. Diese stellen sie in der Teamsitzung zur Diskussion.
Teambesprechen dient also primär der Information. In der Diskussion bilden sich die Teammitglieder eine Meinung und stimmen sich über die weitere Vorgangsweise ab. Freilich entstehen in diesen Diskussionen, oft ausgehend von den vorliegenden Lösungsvorschlägen, neue Idee, doch die werden in den seltesten Fällen unmittelbar in der Sitzung detailierter ausgearbeitet; das sollten sie auch nicht. Eine Teambesprechung dient der Bewertung der Ideen und Lösungsansätze und der gemeinsamen Entscheidung woran als nächstes zu arbeiten ist. Das Ziel ist tragfähige Entwürfe zu identifizieren und die weitere Vorgangsweise zur Verdichtung zu beschließen; auch die Arbeitspakete für die Einzelarbeiten werden verteilt.
Wir können also sagen, beim Teambesprechen wird Projektgemanagt, dh es wird (gemeinsam) entschieden woran gearbeitet werden muss. Es ist klar, dass solche Bewertungsbesprechungen für einen Projektfortschritt notwendig sind und keinesfalls ausgespart werden dürfen. Es braucht Momente des Mitteilens, des Bewertens und Entscheidens, es ist typisches Management: Leistungsziele definieren und Leistung bewerten; Abläufe festlegen und Leistungserbringung durch die Wissensarbeiter ermöglichen.
Teamarbeit heisst nicht, dass jeder für sich (an allem oder an teilen) arbeitet und seine Ergebnisse der Gruppe präsentiert und bewerten lässt! Teamarbeiten heisst, ein Thema zu bearbeiten. Man arbeitet an einer Sache; gemeinsam! Das ist Sacharbeit. Es geht hier darum, etwas richtig zu tun, um Effizienz.
Es ist keine Besprechung eines Ergebnisses, sondern die Bearbeitung der Aufgabe. In aller Regel gibt es eine Fragestellung, ggf mit ergänzenden Subfragen; die vorliegenden Fakten sind die Basis auf die aufbauend eine Lösung erarbeitet werden soll, die aber nicht, im Sinne der weiteren Vorgangsweise, zu bewerten sind. Im Dialog, im Diskurs bearbeitet das Team die Aufgabe. Man nützt mehrere Gehirne und ihre Parallelgedanken, das spontane wechselseitige Beeinflussen der Gedankengänge, um die Aufgabe zu fassen zu bekommen, dafür, um Lösungsansätze zu entwickeln. Oft ist die Überprüfung dieser Lösungsansätze im Moment für alle Varianten nicht möglich. De Bonos »aufegschobenes Urteil« ist wichtiges Werkzeug in dieser Phase. Teamarbeiten ist kein formales Bewerten. Das Ergebnis ist das Ergebnis, es ist nicht gut oder schlecht. Man hat eine Arbeit weitergebracht. Man kann nun über den Fortschritt unzufrieden sein, aber man hat sicher Fortschritt gemacht. In dieser Phase ist es hilfreich, wenn man sich des Design-Thinking-Knäuels, in dessen Wirbel sich das Team während der Designarbeit befindet, besinnt.
Das Ergebnis der Teamarbeit wird am Ende oder im Folgenden (meist von einem Einzelnen oder einer kleinen Gruppe) protokolliert. Das ist eine Facette der Effizienz. Wir nutzen in der Teamarbeitssitzung viele Gehirne, für das Festhalten der Entwicklung aber nur wenige Arbeitskräfte. Siehe dazu auch das Praxisbeispiel Buch weiter unten.
Teamarbeit ist das gemeinsame Bearbeiten einer Aufgabenstellung. Vorliegende Ideen werden in der Gruppe erörtert und neue entstehen. Man diskutiert die Auswirkungen der einzelnen Ideen, stellt Gedanken zum Problem und deren Lösung vor, nimmt aufnehmen und bearbeitet weiter.
Dabei nutzt das Team den unterschiedlichen Wissensstand der einzelnen Teammitglieder. Dem Unwissenden stehen Sichtweisen zur Verfügung, die für den Wissenden verdeckt sind. Jede Idee ist daher zunächst daraufhin zu überprüfen, warum sie funktionieren könnte. Zug um Zug würde man die Hindernisse hinzugeben, bis die Gruppe gemeinsam erkennt, warum etwas doch nicht funktionieren wird (wobei auch das noch kein Grund ist, die Idee zu verwerfen, siehe »aufgeschobenes Urteil«). Bis zu diesem Zeitpunkt, so erleben wir in den meisten Fällen, haben sich dem Gemeinschaftsgeist bereits eine Menge Alternativen präsentiert, neue Ideen sind entstanden und können kombiniert und ausgetauscht werden.
Wenn man als Team an etwas arbeitet, dann löst man im Dialog, durch den Diskurs die Problemstellung. Man sucht im Gespräch ein Ziel, eine Lösung zu erreichen.
Das bedarf nur einer überschaubare Zeiteinheit. Im allgemeinen reichen für diese Bearbeitung 90 Minuten. Meist werden 50 Minuten verbraucht, um sich einzustimmen, um geistig anzukommen, um sich über Randbereiche und andere Themen, die einen beschäftigen, auszutauschen. Darauf folgt ein »Burst« der Problemlösung, des Einkreisens der Aufgabe und eine brainstorming-artige Bearbeitung des Themas. Das dauert nochmals ca. 20–30 Minuten.
Am Ende so einer Besprechung hat man einen oder mehrere Lösungsansätze gemeinsam gefunden und ausgearbeitet. Die Teamarbeit war keine Besprechung eines Ergebnisses, sondern die konkrete Bearbeitung der Aufgabe. Allen Teilnehmern scheint nun eine Lösung gefunden zu sein. Das Ergebnis dieser Teamarbeit liegt als konkret formulierte Idee vor, als eine Sammlung von Notizen, von Skizzen, von Zusammenhängen. Diese Fragmente müssen im folgenden in eine Ordnung gebracht werden; müssen nun von einer Person zusammengefasst und festgehalten werden.
Dieses Festhalten geschieht in Form eines Textes, einer Zeichnung oder in ein anderen klar kommunizierenden Form, sodass ein Nicht-anwesender das Ergebnis versteht und nachvollziehen kann. Der Protokollant fasst das Brauchbare zusammen, verdichtet, konkretisiert, protokolliert also den erreichten Arbeitsstand. Er arbeitet nicht alleine an der Aufgabe weiter, sondern ermöglicht damit die effiziente Weiterarbeit bei der nächsten Sitzung; ein Fixieren, kaum ein Weiterentwickeln. Gelegentlich entstehen während dieser Arbeit des Zusammenfassens neue Fragestellungen, die der Protokollant bei der nächsten Arbeitssitzung ergänzend aufwirft und mitunter bereits mit vorbearbeiteten Ansätzen zur Diskussion stellt. Doch ist das dann keine Bewertung, sondern bloß der Ausgangspunkt für die weitere Verdichtung des Lösungsansatzes oder für das Finden neuer Lösungen.
Dem Teamarbeiten steht die Teambesprechung gegenüber, bei dem Ergebnisse vorgestellt und diskutiert werden. Während die Teamarbeit mit einer Aufgabenstellung beginnt und also ohne konkrete Ergebnisse, wird die Teambesprechung mit konkreten Ergebnissen eröffnet.
Nicht das gemeinsame Lösen einer Aufgabe ist das Thema, sondern das Bewerten gefundener und ausgearbeiteter Lösungen. Man informiert sich gegenseitig, schafft Kriterien der Bewertung, diskutiert die vorliegenden Ideen und bewertet und entscheidet die weitere Vorgangsweise. Man verteilt Aufgaben, was in Folge der getroffenen Entscheidungen als nächstes und von wem zu tun ist.
Nun könnte passieren, dass die Präsentation von Ergebnissen und das Treffen von Entscheidungen in eine Besprechung zur Lösungsfindung, die Teambesprechung also in Teamarbeit mutiert. Schleifend. Das ist zu verhindern, indem die Teambesprechung ein klar definiertes Ende nimmt, mit einer Zusammenfassung der Entscheidungen und nächsten Schritte. Durch eine Pause soll diese Teambesprechung von der mitunter sofort danach gestarteten Teamarbeit getrennt werden. Die Teamarbeit beginnt dann formal sauber mit einer Aufgabenstellung an der gemeinsam gearbeitet wird.
Auch für die Teambesprechung hat sich 90 Minuten als im allgemeinen brauchbare Zeitdauer gezeigt. Keinesfalls sollte die Besprechung länger als 120 Minuten dauern. Sind Aufgaben langwierieger und benötigen mehr Zeit, dann soll man überlegen, ob man sie in Teilaufgaben teilen kann.
Teambesprechung und Teamarbeit enden meist »automatisch«. In der Praxis hat sich immer gezeigt, dass nach Erreichen einer bestimmten Ergebnisqualität das Treffen geschlossen werden kann. Alle weiteren Lösungsansätze erreichen nicht mehr die Qualität einer »wir-sind-fertig«-Stimmung. Dieses Gefühl ist eindeutig spürbar. Es ist auch daran erkennbar, wenn die Gruppe wieder in Kleingruppen oder in Detaildiskussionen zerfällt, wen andere, tagesaktuelle Themen auftauchen. Ist dieser Punkt erreicht, so fasst man das gute Ergebnis zusammen, verteilt weitere Aufgaben und vereibart den nächsten Termin. Der ist so zu wählen, dass der Protokollant, der dadurch die Lösung konkret macht, auch ausreichend Zeit dafür hat, genau das zu tun. Abhängig vom Ergebnis dieser Konkretisierung, ist das nächste Zusammentreffen eine Teamarbeit oder eine Teambesprechung.
Ein weiterer Aspekt, der die Unterscheidung der Form der Teamarbeit sinvoll erscheinen läßt, ist der Raumbedarf. Das ist keine technische, mehr eine wirtschaftliche Überlegung.
Arbeitet man zusammen (teamarbeiten) passiert der Projektfortschritt beim Zusammentreffen und die Konkretisierung (in Form des Protokolls) findet allein, als Einzelarbeit statt. Bespricht man Ergebnisse (teambesprechen) ist es genau umgekehrt. Dann passiert der Projektfortschritt allein (in Einzelarbeit) und die Konkretisierung, die Entscheidung findet beim Zusammentreffen der Gruppe statt. An diesem Detail erkennt man, dass im ersten Fall, beim Zusammenarbeiten, häufiger, also in Summe mehr Zeit gemeinsam verbracht wird als im zweiten Fall. Das notwendige Anmieten von Besprechungsräumen für die Zeit der Zusammenarbeit rechtfertigt schon nach wenigen Projekten das Mieten eines eigenen Büros dafür. Während im zweiteren Fall, das gelegentliche Zusammentreffen zur Bewertung der Ergebnisse günstiger an ad hoc gemieteten Besprechungsorten durchgeführt werden kann, womit die Aufrechterhaltung der Infrastruktur für nur seltenere Besprechungen erspart wird. In Zukunft wird es wohl auch immer leichter werden, solches teambesprechen in annähernd gleicher Qualität (man muss Arbeitsproben ansehen und beurteilen, Materialien begutachten, vielleicht auch angreifen können) in virtuellen Räumen durchzuführen.
Die Arbeit an der Einführung ins Designmanagement, das Buch »Appetitanreger für Designmanagement« dient als vortreffliches Beispiel der hier beschriebenen Teamarbeit mit folgender Protokollierung.
In zweistündigen Besprechungen diskutierten Peter Schreckensberger und ich, Rudolf T. A. Greger, die Tehmenfelder, die zu bearbeiten sind, die Struktur, die Inhalte der einzelnen Abschnitte. Wir besprachen Theorien und deren Zutreffen auf unsere Aufgabe und wie die Dinge zusammenhängen. Wir entwickelten in diesen Besprechungen eine gemeinsame Philosophie, gewichteten Theorien und bildeten Querverbindungen. Am Ende dieser Besprechungen erkannten wir die entscheidenden Eckpunkte, die Bullit-Points, und eingten uns darauf, was wir jeweils darunter verstanden. Danach fasste einer von uns das Besprochene zusammen. Zuerst entstanden Metatexte über die Zielsetzung und die Struktur. So wechselte das ab: besprechen des Themas, der Struktur, einer Theorie und zusammenfassen in Textform, zuerst ein oder zwei Paragraphen, dann eine Textmenge. Am Ende stand ein schlüssiger Text, der unsere Gedanken in nachvollziehbarer Form dem Leser anbietet.
Freilich gab es dazwischen auch Teambesprechungen, oder Phasen, die als solche bezeichnet werden könnten. Dann nämlich, wenn ein konkret vorliegender Text auf korrektem Inhalt überprüft wurde. Entstanden ist der Text aber in der Teamarbeit, durch gemeinsames Skizzieren und Schreiben auf Mindmaps und anderem.
Wer hat nun die Arbeit gemacht? Ja, einer hat geschrieben, nur einer, jener, von dem wir meinten, dass er es in einer günstigeren Sprache zusammenfassen kann. Aber beide habe daran gearbeitet. Man kann unmöglich sagen, dass das Ergebnis des Schreibenden genauso ausgesehen hätte ohne die Diskussionen. Unwahrscheinlich.
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